Di banyak perusahaan, printer berkembang secara bertahap.
Satu unit ditambah untuk Finance.
Satu lagi untuk HR.
Cabang membeli perangkat sendiri.
Department lain menggunakan model berbeda.
Beberapa tahun kemudian jumlah printer bertambah, tetapi tidak ada satu gambaran utuh mengenai kondisi seluruh fleet.
Masalahnya bukan semata jumlah perangkat.
Masalahnya adalah kurangnya kontrol terhadap infrastruktur print secara keseluruhan.
Managed Print Services membantu perusahaan melihat printer bukan sebagai mesin yang berdiri sendiri, tetapi sebagai bagian dari satu environment yang perlu dikelola.
Apa yang Dimaksud Infrastruktur Print?
Infrastruktur print bukan hanya printer.
Di dalamnya terdapat:
- Device
- User
- Print Queue
- Network
- Supplies
- Service
- Security
- Policy
- Workflow
- Reporting
Jika semua komponen tersebut berjalan sendiri-sendiri, operasional menjadi sulit dikontrol.
Contohnya, tim IT mungkin mengetahui printer mana yang bermasalah, tetapi Finance tidak mengetahui biaya per fleet. Purchasing mengetahui toner yang dibeli, tetapi tidak mengetahui apakah stoknya berlebihan. User hanya tahu printer bisa atau tidak bisa digunakan.
Kontrol dimulai ketika informasi tersebut mulai terlihat sebagai satu sistem.
1. Inventory: Ketahui Dulu Apa yang Dimiliki
Langkah paling dasar adalah mengetahui device yang ada.
Data minimal dapat mencakup:
- Model
- Lokasi
- Department
- Counter
- Usia
- Status Kontrak
- Fungsi
- Kondisi
Tanpa inventory, perusahaan sulit menjawab pertanyaan sederhana seperti:
Berapa sebenarnya jumlah printer yang aktif?
Jika data dasarnya belum jelas, keputusan berikutnya juga akan sulit akurat.
2. Visibility terhadap Volume
Dua printer dengan model sama belum tentu memiliki workload yang sama.
Satu unit bisa mencetak 1.000 halaman per bulan.
Unit lain mungkin mencapai 20.000 halaman.
Tanpa data volume, perusahaan tidak tahu apakah perangkat:
- Overloaded
- Underutilized
- Sesuai Workload
- Salah Placement
Di sinilah monitoring dan print analytics menjadi penting.
Jika ingin melihat kebutuhan perangkat berdasarkan workload, gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy.
3. Kontrol Supplies
Toner sering dianggap sebagai kebutuhan operasional sederhana.
Namun pada fleet besar, pengelolaan supplies dapat menjadi kompleks.
Masalah yang umum terjadi:
- Toner habis mendadak
- Salah tipe toner
- Overstock
- Toner menumpuk di cabang
- Stok tidak diketahui
Supplies management yang baik membantu menghubungkan consumption dengan kebutuhan aktual.
Tujuannya bukan menyimpan toner sebanyak mungkin.
Tujuannya adalah menjaga availability tanpa stock berlebihan.
4. Service Harus Bisa Dilihat sebagai Data
Service tidak seharusnya hanya menjadi aktivitas:
Printer rusak → teknisi datang → selesai.
Riwayat service dapat digunakan untuk melihat pola.
Misalnya:
- Device mana yang paling sering bermasalah?
- Masalah apa yang berulang?
- Berapa lama downtime?
- Apakah perangkat masih sesuai workload?
- Apakah replacement lebih masuk akal?
Jika service hanya diperlakukan sebagai tiket satu per satu, pola yang lebih besar bisa terlewat.
5. Print Policy Membantu Membuat Penggunaan Lebih Konsisten
Tidak semua user atau department membutuhkan hak print yang sama.
Policy dapat membantu mengatur hal seperti:
- Mono atau Color
- Duplex Default
- Secure Print
- User Access
- Device Access
- Routing
Tujuannya bukan membatasi user secara berlebihan.
Tujuannya adalah membuat penggunaan printer lebih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
6. Security Harus Masuk Infrastruktur Print
Printer adalah network endpoint.
Artinya security tidak boleh dipisahkan dari fleet management.
Beberapa area yang perlu diperhatikan:
- User Authentication
- Secure Print
- Access Control
- Firmware
- Network Segmentation
- Management Interface
- Audit
Untuk pembahasan lebih detail, baca Keamanan Jaringan Printer Kantor dan Keamanan HP Embedded Web Server.
7. Workflow Juga Perlu Dikontrol
Printer modern bukan hanya untuk output.
Ia juga menjadi titik masuk dokumen digital melalui scan.
Workflow dapat berupa:
Paper → Scan → Folder → OCR → Approval → Archive
Jika proses scan masih terlalu banyak langkah manual, produktivitas bisa ikut turun.
Pelajari juga Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
8. A4 dan A3 Harus Ditempatkan Sesuai Fungsi
Salah satu bentuk kontrol adalah memastikan jenis perangkat sesuai kebutuhan.
A4 dapat lebih cocok untuk workgroup tertentu.
A3 dapat lebih relevan untuk workload lebih berat atau centralized workflow.
Yang penting bukan memilih satu jenis untuk semua lokasi.
Yang penting adalah device placement berdasarkan workload.
Untuk melihat perbedaannya, gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
9. Reporting Mengubah Diskusi Menjadi Lebih Objektif
Tanpa data, pembahasan printer sering berbentuk opini.
Contohnya:
“Printer ini terlalu banyak.”
“Printer ini sering rusak.”
“Biaya print terlalu tinggi.”
Dengan reporting, pertanyaan tersebut dapat diuji.
Misalnya:
- Volume per Device
- Cost Trend
- Service Frequency
- Color Ratio
- Utilization
- Downtime
Dengan data tersebut, keputusan dapat dibuat lebih objektif.
Managed Print Services sebagai Framework Pengelolaan
Pendekatan Managed Print Services membantu menghubungkan beberapa area sekaligus:
- Fleet
- Cost
- Service
- Supplies
- Security
- Policy
- Workflow
- Reporting
MPS bukan berarti perusahaan harus langsung mengganti seluruh perangkat.
Langkah awal justru dapat berupa assessment dan visibility.
Mulai dari Print Health
Sebelum melakukan konsolidasi atau replacement, perusahaan perlu memahami kondisi awal.
Gunakan Print Health Assessment untuk melihat area yang perlu mendapat perhatian lebih dulu.
Assessment membantu melihat kondisi dari beberapa perspektif:
- Fleet
- Cost
- Security
- Service
- Supplies
- Workflow
Kontrol Dimulai dari Visibility
Perusahaan sulit mengontrol sesuatu yang tidak terlihat.
Karena itu pengelolaan print environment sebaiknya dimulai dari:
Inventory → Monitoring → Analysis → Policy → Optimization
Bukan dari membeli perangkat baru.
Managed Print Services membantu perusahaan bergerak dari pengelolaan printer yang reaktif menjadi pengelolaan infrastruktur print yang lebih terukur.
Printer boleh tersebar di banyak lokasi, tetapi kontrolnya tidak seharusnya ikut tersebar.
