Printer dan mesin fotocopy termasuk perangkat yang dibutuhkan hampir setiap hari.
Namun ketika jumlah perangkat bertambah, perusahaan juga harus mengelola lebih banyak hal:
- Maintenance
- Service
- Toner
- Spare Part
- Downtime
- Vendor
- Replacement
- Kontrak
Pada perusahaan kecil, hal tersebut mungkin masih mudah ditangani.
Tetapi ketika jumlah user, department, atau lokasi meningkat, pengelolaan perangkat dapat mulai menyita waktu tim internal.
Di sinilah model sewa dapat membantu.
Bukan hanya karena perusahaan tidak perlu membeli mesin di awal, tetapi karena sebagian tanggung jawab pengelolaan dapat dialihkan kepada penyedia layanan.
Masalahnya Bukan Hanya Mesin Rusak
Ketika printer bermasalah, gangguannya tidak berhenti pada perangkat.
User harus:
- Melaporkan masalah
- Menghubungi vendor
- Menunggu teknisi
- Memindahkan pekerjaan ke perangkat lain
- Memastikan toner tersedia
- Mengatur ulang prioritas pekerjaan
Pada satu kejadian mungkin tidak terasa besar.
Namun jika gangguan terjadi pada banyak perangkat sepanjang tahun, waktu tim IT, GA, Procurement, atau Operations ikut terpakai.
Karena itu pertanyaan yang lebih penting bukan hanya:
“Berapa harga sewanya?”
tetapi:
“Berapa banyak beban operasional yang dapat dikurangi?”
Sewa Memindahkan Sebagian Tanggung Jawab Operasional
Dalam model sewa yang dikelola dengan baik, beberapa aktivitas dapat ditangani oleh penyedia layanan, seperti:
- Instalasi
- Preventive Maintenance
- Corrective Service
- Supplies
- Spare Part
- Monitoring
- Support
Cakupan aktual tetap bergantung pada kontrak dan model layanan yang digunakan.
Karena itu sebelum menandatangani kontrak, perusahaan sebaiknya memahami dengan jelas apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam layanan.
Service Harus Dilihat sebagai Bagian dari Solusi
Harga sewa murah belum tentu memberikan hasil terbaik jika support lambat.
Beberapa hal yang perlu diperiksa:
- Coverage Area
- Response Time
- Availability Teknisi
- Spare Part
- Escalation
- Backup Unit
- Service History
Service yang baik bukan berarti perangkat tidak pernah bermasalah.
Yang lebih penting adalah adanya proses yang jelas ketika masalah terjadi.
Supplies Tidak Boleh Menjadi Sumber Gangguan Baru
Salah satu masalah operasional yang sering dianggap sepele adalah toner habis.
User baru mengetahui toner kosong ketika ingin mencetak.
Akibatnya:
- Pekerjaan Tertunda
- Emergency Purchase
- User Mencari Printer Lain
- Admin Harus Menangani Stok
Dalam layanan yang lebih terkelola, supplies dapat dipantau dan direncanakan berdasarkan konsumsi.
Tujuannya adalah menjaga availability tanpa harus menumpuk stok berlebihan.
Sewa Juga Membantu Perencanaan Biaya
Dengan model sewa, perusahaan dapat memiliki struktur biaya yang lebih mudah direncanakan dibandingkan pembelian perangkat disertai biaya service yang tidak selalu terduga.
Namun biaya tetap harus dilihat secara lengkap.
Perhatikan:
- Rental Fee
- Cost per Page
- Service
- Supplies
- Kontrak
- Volume
- Overage
- Periode Sewa
Untuk melihat estimasi awal berdasarkan jumlah unit dan volume, gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy.
Jangan Memilih Mesin Hanya dari Harga Sewa
Mesin dengan harga sewa rendah bisa menjadi kurang sesuai jika workload-nya terlalu tinggi.
Sebaliknya, mesin dengan kapasitas besar dapat menjadi pemborosan jika hanya digunakan sedikit.
Karena itu device sebaiknya ditentukan berdasarkan:
- Volume Mono
- Volume Color
- Jumlah User
- A4 atau A3
- Aktivitas Scan
- Workgroup
- Growth
Gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3 untuk melihat perbedaan kelas perangkat berdasarkan kebutuhan.
Satu Unit atau Fleet?
Pada perusahaan dengan satu printer, pengelolaan masih relatif sederhana.
Namun ketika jumlah perangkat menjadi:
- 5 Unit
- 10 Unit
- 20 Unit
- Banyak Lokasi
masalahnya berubah.
Perusahaan mulai membutuhkan:
- Inventory
- Monitoring
- Service Coordination
- Supplies Management
- Usage Data
- Security
- Policy
Di titik ini, kebutuhan mulai bergerak dari sewa mesin menuju pengelolaan fleet.
Dari Sewa ke Managed Print Services
Sewa mesin fotocopy fokus pada penyediaan perangkat.
Sedangkan Managed Print Services melihat lingkungan print secara lebih luas.
Pendekatannya dapat mencakup:
- Fleet Monitoring
- Print Analytics
- Supplies Management
- Service Management
- Security
- Print Policy
- Workflow
Untuk penjelasan lebih lengkap, pelajari Managed Print Services Nusaprint.
Tim Internal Tetap Memegang Kontrol
Mengalihkan pengelolaan perangkat bukan berarti perusahaan kehilangan kontrol.
Justru pembagian tanggung jawab harus dibuat lebih jelas.
Contohnya:
Internal IT / GA
- Policy
- User Requirement
- Network
- Approval
- Governance
Penyedia Layanan
- Device
- Service
- Supplies
- Monitoring
- Technical Support
Dengan pembagian seperti ini, tim internal dapat lebih fokus pada pekerjaan strategis sementara aktivitas rutin perangkat ditangani oleh pihak yang memang bertanggung jawab.
Evaluasi Kondisi Sebelum Menambah Mesin
Perusahaan tidak selalu membutuhkan lebih banyak printer.
Masalah mungkin berada pada:
- Salah Placement
- Device Overload
- Device Underutilized
- Workflow Lambat
- Service Berulang
- Supplies Tidak Terkelola
Gunakan Print Health Assessment untuk melihat kondisi fleet dari sisi utilization, cost, security, service, supplies, dan workflow.
Fokus pada Bisnis, tetapi Tetap Ukur Layanannya
Tujuan sewa bukan sekadar memindahkan kepemilikan mesin.
Nilai sebenarnya muncul ketika perusahaan dapat mengurangi pekerjaan rutin yang tidak perlu ditangani sendiri.
Namun layanan tetap harus dapat diukur.
Perhatikan:
- Uptime
- Response Time
- Service Frequency
- Supplies Availability
- Fleet Utilization
- Cost
Dengan begitu perusahaan tidak hanya “menyerahkan urusan mesin”, tetapi tetap memiliki visibility terhadap kualitas layanan yang diterima.
Fokus bisnis bukan berarti melepas kontrol.
Fokus bisnis berarti membagi tanggung jawab dengan lebih tepat.
