Masalah dapat tersembunyi pada utilization, biaya, security, downtime, supplies, atau workflow.

Print Health Assessment membantu memberikan gambaran awal melalui:

25 pertanyaan dalam 5 domain utama.

Mulai Print Health Assessment

Memahami Hasil Print Health Assessment

Assessment mengevaluasi lima area:

• Fleet & Utilization
• Cost & Visibility
• Security & Access
• Service & Continuity
• Supplies & Workflow

Setiap area dinilai secara terpisah sehingga perusahaan dapat melihat domain yang sudah terkontrol dan area yang masih membutuhkan perhatian.

Print Health Score

Print Health Score menggunakan skala:

0–100

Semakin tinggi score, semakin baik tingkat visibility dan control terhadap lingkungan print.

Tujuan score bukan sekadar mendapatkan nilai tinggi, tetapi membantu menentukan prioritas improvement.

Level Print Health

Explorer

Score 0–39

Banyak area masih membutuhkan visibility dasar.

Fokus utama:

Gain Visibility

Langkah yang dapat diprioritaskan:

• Inventory perangkat
• Monitoring volume
• Identifikasi biaya
• Dokumentasi service
• Identifikasi perangkat kritikal

Developing

Score 40–54

Sebagian proses sudah tersedia, tetapi masih terdapat blind spot pada beberapa area.

Fokus utama:

Build Control

Area yang dapat diperkuat:

• Standardisasi fleet
• Monitoring
• Supplies Management
• SLA
• Policy dasar

Managed

Score 55–69

Print environment sudah mulai terkelola dengan baik.

Fokus utama:

Optimize

Peluang improvement dapat berada pada:

• Utilization
• Cost Visibility
• Workflow
• Security
• Fleet Distribution

Optimized

Score 70–84

Sebagian besar proses sudah berjalan secara terstruktur.

Fokus utama:

Automate

Peluang berikutnya antara lain:

• Fleet Monitoring
• Supplies Automation
• Print Analytics
• Secure Print
• Lifecycle Planning

Leader

Score 85–100

Print environment memiliki tingkat visibility dan control yang matang.

Fokus utama:

Continuous Improvement

Area yang dapat dikembangkan:

• Governance
• Benchmark
• Lifecycle Management
• Analytics
• Workflow Integration

Lima Domain yang Dinilai

Fleet & Utilization

Mengevaluasi bagaimana perangkat digunakan dan didistribusikan.

Area yang diperiksa antara lain:

• Jumlah Perangkat
• Volume per Device
• Workload Balance
• Penempatan Device
• Keputusan Penambahan atau Penggantian Perangkat

Tujuannya adalah memastikan fleet digunakan secara proporsional terhadap kebutuhan.

Cost & Visibility

Mengevaluasi seberapa baik perusahaan memahami biaya print.

Area yang diperiksa antara lain:

• Total Biaya Print
• Cost per Device
• Cost per Department
• Cost per Page
• Toner
• Service
• Spare Part
• Rental
• Perbandingan Antarperiode

Visibility terhadap biaya membantu pengambilan keputusan berbasis data.

Security & Access

Mengevaluasi kontrol terhadap perangkat dan dokumen.

Area yang diperiksa antara lain:

• Document Security
• User Authentication
• Access Control
• Device Hardening
• Firmware Security
• Auditability

Service & Continuity

Mengevaluasi kemampuan menjaga layanan print tetap berjalan.

Area yang diperiksa antara lain:

• Downtime
• Response Service
• SLA
• Histori Kerusakan
• Preventive Maintenance
• Backup Device

Supplies & Workflow

Mengevaluasi pengelolaan supplies dan proses dokumen.

Area yang diperiksa antara lain:

• Monitoring Toner
• Overstock
• Toner Habis Mendadak
• Supplies Accountability
• Scan Workflow
• Proses Manual
• Efisiensi Dokumen

Apa Arti Area Prioritas?

Setelah assessment selesai, sistem menampilkan dua domain dengan score terendah sebagai Area Prioritas.

Area prioritas menunjukkan bagian yang mempunyai peluang perbaikan terbesar dibanding domain lainnya.

Misalnya, jika Security & Access memiliki score lebih rendah, perusahaan dapat mulai mengevaluasi:

• Secure Print
• Authentication
• Access Control
• Firmware
• Audit

Jika Cost & Visibility memiliki score rendah, area yang dapat diperbaiki meliputi:

• Cost Monitoring
• Volume Tracking
• Cost Allocation
• Cost per Page
• Reporting

Score Rendah Bukan Berarti Mesin Harus Diganti

Print Health Assessment tidak dirancang untuk otomatis menyarankan penggantian perangkat.

Score rendah dapat disebabkan oleh:

• Kurangnya Visibility
• Monitoring Belum Tersedia
• Workload Tidak Seimbang
• Service Belum Terstruktur
• Security Belum Dikontrol
• Supplies Tidak Terpantau

Dalam banyak kasus, improvement dapat dilakukan tanpa mengganti seluruh fleet.

Print Health Bukan Service Check

Service inspection biasanya fokus pada kondisi teknis perangkat.

Print Health mempunyai cakupan lebih luas:

Device + User + Cost + Security + Service + Supplies + Workflow

Karena itu assessment memberikan gambaran mengenai print environment secara keseluruhan.

Dari Diagnosis ke Improvement

Assessment sebaiknya digunakan sebagai dasar untuk menentukan action plan.

Contoh improvement:

• Redistribusi Perangkat
• Konsolidasi Printer
• Menetapkan SLA
• Mengatur Supplies
• Mengaktifkan Monitoring
• Menerapkan Secure Print
• Mengurangi Device Idle
• Meningkatkan Scan Workflow
• Menetapkan Print Policy

Improvement dapat dilakukan secara bertahap berdasarkan area prioritas.

Langkah Berikutnya

Jika kebutuhan utama berkaitan dengan jumlah unit, kelas perangkat dan estimasi biaya:

Hitung Kebutuhan Fleet

Jika ingin membandingkan kelas perangkat:

Bandingkan Mesin Fotokopi

Jika hasil assessment menunjukkan kebutuhan pengelolaan fleet yang lebih terstruktur:

Pelajari Managed Print Services

FAQ

Apakah Print Health Assessment merupakan audit formal?

Tidak. Assessment ini merupakan diagnostic awal berdasarkan jawaban yang diberikan.

Audit formal membutuhkan data dan observasi lebih detail.

Apakah assessment hanya cocok untuk perusahaan besar?

Tidak. Beberapa perangkat saja sudah dapat menimbulkan masalah utilization, biaya, service, security, atau supplies.

Apakah score tinggi berarti tidak perlu improvement?

Tidak. Score tinggi menunjukkan tingkat control yang lebih baik, tetapi optimization tetap dapat dilakukan secara berkala.

Apakah score rendah berarti perangkat harus diganti?

Tidak. Masalah dapat berada pada management, workflow, monitoring, security, atau distribusi workload.

Apakah hasil assessment dapat digunakan sebagai dasar evaluasi MPS?

Ya. Assessment dapat membantu mengetahui apakah lingkungan print membutuhkan monitoring dan pengelolaan fleet yang lebih terstruktur.

Ketahui Kondisi Fleet Sebelum Menentukan Langkah Berikutnya

Lingkungan print yang sehat bukan hanya tentang mesin yang masih dapat mencetak.

Lingkungan print yang sehat adalah lingkungan yang:

• Terukur
• Terkontrol
• Aman
• Efisien
• Mudah Dikelola

Gunakan hasil assessment untuk menentukan prioritas improvement berikutnya.