Sustainability di perusahaan biasanya dikaitkan dengan energi, transportasi, produksi, atau limbah.
Namun ada satu area yang sering tidak terlalu diperhatikan:
print environment.
Printer mungkin tidak sedang mencetak, tetapi tetap berkaitan dengan penggunaan:
- Energi
- Kertas
- Toner
- Spare Part
- Service
- Space
- Device Lifecycle
Jika jumlah perangkat terlalu banyak, penggunaannya tidak terkontrol, atau fleet tumbuh tanpa perencanaan, resource dapat terbuang sedikit demi sedikit tanpa terlihat.
Di sinilah Managed Print Services dapat membantu perusahaan mendapatkan visibility yang lebih baik terhadap penggunaan resource.
Sustainability Bukan Hanya Soal Printer Hemat Energi
Membeli perangkat dengan konsumsi energi lebih rendah memang dapat menjadi salah satu pertimbangan.
Namun sustainability tidak berhenti pada spesifikasi perangkat.
Yang lebih penting adalah bagaimana seluruh fleet digunakan.
Pertanyaannya antara lain:
- Apakah jumlah printer sesuai kebutuhan?
- Apakah banyak device jarang digunakan?
- Apakah color printing terkontrol?
- Apakah kertas digunakan secara efisien?
- Apakah toner terlalu banyak disimpan?
- Apakah lifecycle perangkat dikelola dengan baik?
Perangkat yang efisien tetap dapat menjadi kurang efisien jika salah sizing atau jumlahnya terlalu banyak.
1. Terlalu Banyak Perangkat
Fleet printer sering tumbuh sedikit demi sedikit.
Finance membeli satu.
HR menambah satu.
Manager meminta satu.
Cabang menambah beberapa lagi.
Beberapa tahun kemudian jumlah perangkat menjadi jauh lebih besar.
Masalahnya, setiap device tetap membawa konsekuensi:
- Energi
- Consumable
- Maintenance
- Spare Part
- Administrasi
- Lifecycle
Karena itu salah satu langkah paling sederhana adalah mengevaluasi apakah seluruh perangkat masih benar-benar dibutuhkan.
2. Device Tidak Sesuai Workload
Ada dua bentuk mismatch.
Pertama, perangkat terlalu besar untuk volume rendah.
Kedua, perangkat terlalu kecil tetapi dipaksa menangani volume tinggi.
Keduanya kurang ideal.
Right-sizing sebaiknya mempertimbangkan:
- Volume
- Jumlah User
- Mono atau Color
- A4 atau A3
- Aktivitas Scan
- Peak Load
- Lokasi
- Growth
Tujuannya bukan memilih perangkat terbesar.
Tujuannya adalah memilih kapasitas yang tepat.
Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk mendapatkan gambaran awal kebutuhan fleet dan workload.
3. Print Job yang Tidak Diperlukan
Contoh paling sederhana adalah dokumen sudah dicetak, tetapi user lupa mengambilnya.
Besok dokumen dicetak ulang.
Satu kebutuhan menghasilkan dua print job.
Jika terjadi berulang, penggunaan kertas dan consumable ikut meningkat.
Kontrol seperti:
- Secure Release
- Pull Printing
- User Authentication
- Print Policy
dapat membantu mengurangi job yang terlantar atau tidak dibutuhkan.
Pelajari juga Keamanan Dokumen pada Printer Laser Multifungsi HP.
4. Penggunaan Kertas
Kertas tetap relevan dalam banyak proses bisnis.
Namun tidak semua dokumen harus dicetak dengan pola yang sama.
Beberapa kebijakan dapat membantu:
- Duplex Printing
- Print on Demand
- Digital Workflow
- Pengurangan Print Duplikat
- Draft Mode jika Memang Sesuai
Tujuannya bukan menghilangkan print.
Tujuannya adalah memastikan kertas digunakan ketika memang memberi nilai.
5. Color Printing Harus Memberi Nilai
Color printing penting untuk banyak kebutuhan seperti:
- Marketing
- Proposal
- Presentasi
- Grafik
- Dokumen Customer
Namun dokumen internal sederhana mungkin tidak selalu membutuhkan warna.
Policy dapat diterapkan berdasarkan:
- User
- Department
- Document Type
- Business Need
Tujuannya bukan melarang color printing, tetapi menggunakannya secara lebih terarah.
6. Supplies Harus Dikelola
Pemborosan toner dapat terjadi dalam dua arah.
Terlalu sedikit stok dapat menyebabkan:
- Toner Habis
- Emergency Order
- Downtime
Terlalu banyak stok dapat menyebabkan:
- Overstock
- Salah Tipe
- Tidak Terpakai
- Stock Usang
Supplies management yang lebih baik membutuhkan visibility terhadap:
- Toner Level
- Consumption
- Device Usage
- Lead Time
- Buffer Requirement
Dengan data tersebut, perusahaan dapat menjaga availability tanpa harus menumpuk persediaan terlalu banyak.
7. Device Idle Juga Perlu Dikelola
Printer yang tidak digunakan selama beberapa jam tetap membutuhkan energi.
Perangkat modern dapat memiliki fitur seperti:
- Sleep Mode
- Auto Power Management
- Power Schedule
Pengaturannya tetap harus sesuai kebutuhan operasional.
Jangan sampai upaya menghemat energi justru membuat user terganggu saat perangkat dibutuhkan.
8. Lifecycle Jangan Terlalu Cepat atau Terlalu Lama
Mengganti perangkat terlalu cepat juga tidak selalu efisien.
Sebaliknya, mempertahankan device terlalu lama dapat meningkatkan:
- Downtime
- Service Frequency
- Compatibility Issue
- Security Risk
- Inefficiency
Lifecycle sebaiknya diputuskan berdasarkan:
- Kondisi
- Utilization
- Service History
- Security
- Support
- Business Need
Bukan hanya berdasarkan umur perangkat.
Fleet Optimization adalah Resource Optimization
Bayangkan perusahaan memiliki 20 printer.
Setelah dianalisis ternyata:
- Beberapa underutilized
- Beberapa overloaded
- Beberapa sudah tidak efisien
- Sisanya normal
Solusinya tidak harus mengganti semua perangkat.
Bisa berupa:
- Relokasi
- Konsolidasi
- Upgrade Selektif
- Standardisasi
- Pengurangan Device
Dengan cara ini, resource dapat digunakan lebih tepat.
Untuk membandingkan kelas perangkat sebelum melakukan perubahan, gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
Managed Print Services Membantu Memberikan Visibility
MPS dapat membantu perusahaan melihat:
- Fleet
- Volume
- Utilization
- Supplies
- Service
- Print Policy
- Cost
Dari data tersebut, keputusan dapat dibuat lebih terukur.
Untuk melihat konsepnya secara lebih luas, kunjungi Managed Print Services Nusaprint.
Jika ingin melihat kondisi fleet dari sisi cost, service, security, supplies, dan workflow, gunakan Print Health Assessment.
Sustainability Dimulai dari Visibility
Sustainability pada print environment bukan sekadar membeli printer yang lebih “hijau”.
Yang lebih penting adalah memahami:
berapa device yang digunakan, bagaimana workload-nya, berapa resource yang terpakai, dan apakah semuanya benar-benar diperlukan.
Jika perusahaan memiliki visibility yang baik, keputusan seperti konsolidasi, right-sizing, print policy, supplies management, dan lifecycle management dapat dilakukan dengan lebih tepat.
Kelola resource berdasarkan data, bukan kebiasaan.
