Sustainability di perusahaan biasanya dikaitkan dengan energi, transportasi, produksi, atau limbah. Namun ada satu area yang sering tidak terlalu diperhatikan: print environment. Printer mungkin tidak sedang mencetak, tetapi tetap berkaitan dengan penggunaan: Jika jumlah perangkat terlalu banyak, penggunaannya tidak terkontrol, atau fleet tumbuh tanpa perencanaan, resource dapat terbuang sedikit demi sedikit tanpa terlihat. Di sinilah Managed Print Services dapat membantu perusahaan mendapatkan visibility yang lebih baik terhadap penggunaan resource. Sustainability Bukan Hanya Soal Printer Hemat Energi Membeli perangkat dengan konsumsi energi lebih rendah memang dapat menjadi salah satu pertimbangan. Namun sustainability tidak berhenti pada spesifikasi perangkat. Yang lebih penting adalah bagaimana seluruh fleet digunakan. Pertanyaannya antara lain: Perangkat yang efisien tetap dapat menjadi kurang efisien jika salah sizing atau jumlahnya terlalu banyak. 1. Terlalu Banyak Perangkat Fleet printer sering tumbuh sedikit demi sedikit. Finance membeli satu. HR menambah satu. Manager meminta satu. Cabang menambah beberapa lagi. Beberapa tahun kemudian jumlah perangkat menjadi jauh lebih besar. Masalahnya, setiap device tetap membawa konsekuensi: Karena itu salah satu langkah paling sederhana adalah mengevaluasi apakah seluruh perangkat masih benar-benar dibutuhkan. 2. Device Tidak Sesuai Workload Ada dua bentuk mismatch. Pertama, perangkat terlalu besar untuk volume rendah. Kedua, perangkat terlalu kecil tetapi dipaksa menangani volume tinggi. Keduanya kurang ideal. Right-sizing sebaiknya mempertimbangkan: Tujuannya bukan memilih perangkat terbesar. Tujuannya adalah memilih kapasitas yang tepat. Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk mendapatkan gambaran awal kebutuhan fleet dan workload. 3. Print Job yang Tidak Diperlukan Contoh paling sederhana adalah dokumen sudah dicetak, tetapi user lupa mengambilnya. Besok dokumen dicetak ulang. Satu kebutuhan menghasilkan dua print job. Jika terjadi berulang, penggunaan kertas dan consumable ikut meningkat. Kontrol seperti: dapat membantu mengurangi job yang terlantar atau tidak dibutuhkan. Pelajari juga Keamanan Dokumen pada Printer Laser Multifungsi HP. 4. Penggunaan Kertas Kertas tetap relevan dalam banyak proses bisnis. Namun tidak semua dokumen harus dicetak dengan pola yang sama. Beberapa kebijakan dapat membantu: Tujuannya bukan menghilangkan print. Tujuannya adalah memastikan kertas digunakan ketika memang memberi nilai. 5. Color Printing Harus Memberi Nilai Color printing penting untuk banyak kebutuhan seperti: Namun dokumen internal sederhana mungkin tidak selalu membutuhkan warna. Policy dapat diterapkan berdasarkan: Tujuannya bukan melarang color printing, tetapi menggunakannya secara lebih terarah. 6. Supplies Harus Dikelola Pemborosan toner dapat terjadi dalam dua arah. Terlalu sedikit stok dapat menyebabkan: Terlalu banyak stok dapat menyebabkan: Supplies management yang lebih baik membutuhkan visibility terhadap: Dengan data tersebut, perusahaan dapat menjaga availability tanpa harus menumpuk persediaan terlalu banyak. 7. Device Idle Juga Perlu Dikelola Printer yang tidak digunakan selama beberapa jam tetap membutuhkan energi. Perangkat modern dapat memiliki fitur seperti: Pengaturannya tetap harus sesuai kebutuhan operasional. Jangan sampai upaya menghemat energi justru membuat user terganggu saat perangkat dibutuhkan. 8. Lifecycle Jangan Terlalu Cepat atau Terlalu Lama Mengganti perangkat terlalu cepat juga tidak selalu efisien. Sebaliknya, mempertahankan device terlalu lama dapat meningkatkan: Lifecycle sebaiknya diputuskan berdasarkan: Bukan hanya berdasarkan umur perangkat. Fleet Optimization adalah Resource Optimization Bayangkan perusahaan memiliki 20 printer. Setelah dianalisis ternyata: Solusinya tidak harus mengganti semua perangkat. Bisa berupa: Dengan cara ini, resource dapat digunakan lebih tepat. Untuk membandingkan kelas perangkat sebelum melakukan perubahan, gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3. Managed Print Services Membantu Memberikan Visibility MPS dapat membantu perusahaan melihat: Dari data tersebut, keputusan dapat dibuat lebih terukur. Untuk melihat konsepnya secara lebih luas, kunjungi Managed Print Services Nusaprint. Jika ingin melihat kondisi fleet dari sisi cost, service, security, supplies, dan workflow, gunakan Print Health Assessment. Sustainability Dimulai dari Visibility Sustainability pada print environment bukan sekadar membeli printer yang lebih “hijau”. Yang lebih penting adalah memahami: berapa device yang digunakan, bagaimana workload-nya, berapa resource yang terpakai, dan apakah semuanya benar-benar diperlukan. Jika perusahaan memiliki visibility yang baik, keputusan seperti konsolidasi, right-sizing, print policy, supplies management, dan lifecycle management dapat dilakukan dengan lebih tepat. Kelola resource berdasarkan data, bukan kebiasaan.
Managed Print Services untuk Industri: Mendukung Efisiensi Operasional dan Produksi
Lingkungan industri memiliki kebutuhan print yang berbeda dengan kantor biasa. Perangkat dapat tersebar di area administrasi, warehouse, engineering, finance, production office, quality control, hingga management. Masing-masing area mempunyai workload dan tingkat kritis yang berbeda. Di satu lokasi, printer hanya digunakan untuk dokumen administrasi. Di lokasi lain, perangkat mendukung proses yang lebih dekat dengan aktivitas operasional. Karena itu, pengelolaan print environment di industri tidak cukup hanya memastikan mesin bisa mencetak. Yang perlu dikelola adalah fleet, uptime, supplies, cost, security, dan workflow secara keseluruhan. Mengapa Print Environment Industri Bisa Menjadi Kompleks? Perusahaan industri sering memiliki banyak titik penggunaan. Contohnya: Masalah mulai muncul ketika setiap printer dikelola secara terpisah. Contohnya: Di sinilah Managed Print Services mulai relevan. Apa Peran Managed Print Services? Managed Print Services membantu perusahaan melihat seluruh perangkat sebagai satu print environment. Pendekatannya dapat mencakup: Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah printer. Tujuannya adalah membuat perangkat lebih mudah dipantau, lebih sesuai dengan workload, dan lebih terkontrol secara operasional. Untuk melihat konsep MPS secara lebih lengkap, kunjungi Managed Print Services Nusaprint. Fleet Monitoring Membantu Visibility Tanpa monitoring, perusahaan sering mengetahui masalah setelah user mengeluh. Dengan fleet monitoring, informasi perangkat dapat dilihat lebih terpusat. Tergantung perangkat dan platform yang digunakan, data yang tersedia dapat mencakup: Visibility seperti ini membantu tim IT atau service melakukan tindakan berdasarkan kondisi nyata. Uptime Lebih Penting daripada Sekadar Kecepatan Printer dengan spesifikasi tinggi tidak banyak membantu jika sering tidak tersedia. Dalam lingkungan industri, availability perangkat bisa lebih penting daripada tambahan beberapa halaman per menit. Hal yang perlu diperhatikan antara lain: Masalah berulang juga perlu dianalisis. Jika sebuah perangkat sering bermasalah, pertanyaannya bukan hanya: “Apa yang rusak?” tetapi juga: “Apakah perangkat ini memang sesuai dengan workload-nya?” Supplies Harus Dikelola Secara Terukur Toner habis pada saat yang salah dapat mengganggu aktivitas operasional. Sebaliknya, menyimpan terlalu banyak toner juga berarti stock menumpuk. Supplies management membantu melihat: Tujuannya adalah menjaga availability tanpa membuat persediaan berlebihan. Device Sizing Harus Sesuai Workload Tidak semua area membutuhkan perangkat dengan kelas yang sama. Contohnya: Warehouse mungkin lebih membutuhkan device yang sederhana dan reliable. Finance bisa membutuhkan scan dan workflow yang lebih tinggi. Engineering mungkin memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda. Karena itu device sebaiknya ditentukan berdasarkan: Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk memperkirakan kebutuhan awal berdasarkan jumlah unit, volume, scan, dan workload. Jangan Menambah Printer Sebelum Mengukur Ketika antrean terjadi, solusi paling mudah adalah menambah perangkat. Tetapi lebih banyak printer juga berarti: Kadang solusi yang lebih efektif adalah: Bukan selalu menambah unit. Print Analytics Membantu Melihat Pola Penggunaan Data counter saja belum tentu cukup. Print analytics dapat membantu perusahaan melihat pola seperti: Dari sini perusahaan dapat mulai mengambil keputusan berdasarkan data. Misalnya satu device sangat sibuk sementara device lain hanya digunakan sedikit. Masalahnya mungkin bukan kekurangan perangkat, tetapi distribusi yang kurang tepat. Security Tetap Relevan di Lingkungan Industri Printer adalah network endpoint. Ia terhubung ke jaringan, memproses dokumen, dan dapat memiliki management interface. Karena itu security tetap perlu diperhatikan. Beberapa area yang dapat dipertimbangkan: Untuk melihat kondisi security bersama service, supplies, cost, dan workflow, gunakan Print Health Assessment. Workflow Scan Juga Dapat Disederhanakan Industri juga memiliki banyak dokumen fisik yang perlu masuk ke sistem digital. Contohnya: Jika workflow masih: Scan → Email → Download → Rename → Pindah Folder maka masih terdapat banyak langkah manual. Pelajari pendekatan yang lebih sederhana pada artikel Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen. A4 dan A3 Bisa Digunakan Bersamaan Satu fleet tidak harus menggunakan satu jenis perangkat. Kombinasi bisa lebih efektif. Contohnya: Untuk memahami perbedaannya, lihat Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3. MPS Tidak Berarti Semua Mesin Harus Diganti Implementasi MPS tidak harus dimulai dari replacement seluruh fleet. Langkah awal justru bisa berupa: Dari data tersebut barulah perusahaan dapat menentukan perangkat mana yang tetap digunakan, dipindahkan, dikonsolidasikan, atau diganti. Efisiensi Dimulai dari Visibility Dalam lingkungan industri, masalah print tidak selalu terlihat besar. Sering kali berupa kombinasi kecil: Managed Print Services membantu mengubah masalah tersebut dari reaktif menjadi lebih terukur. Kenali fleet terlebih dahulu. Ukur penggunaannya. Lalu optimalkan berdasarkan data.