Lingkungan industri memiliki kebutuhan print yang berbeda dengan kantor biasa.
Perangkat dapat tersebar di area administrasi, warehouse, engineering, finance, production office, quality control, hingga management. Masing-masing area mempunyai workload dan tingkat kritis yang berbeda.
Di satu lokasi, printer hanya digunakan untuk dokumen administrasi. Di lokasi lain, perangkat mendukung proses yang lebih dekat dengan aktivitas operasional.
Karena itu, pengelolaan print environment di industri tidak cukup hanya memastikan mesin bisa mencetak.
Yang perlu dikelola adalah fleet, uptime, supplies, cost, security, dan workflow secara keseluruhan.
Mengapa Print Environment Industri Bisa Menjadi Kompleks?
Perusahaan industri sering memiliki banyak titik penggunaan.
Contohnya:
- Production Office
- Warehouse
- Quality Control
- Engineering
- Finance
- Purchasing
- HR
- Logistics
- Management
Masalah mulai muncul ketika setiap printer dikelola secara terpisah.
Contohnya:
- Toner habis tanpa diketahui
- Satu printer terlalu sibuk
- Printer lain jarang digunakan
- Downtime berulang
- Service history tidak terlihat
- Biaya cetak sulit dianalisis
- User tidak tahu device alternatif saat printer bermasalah
Di sinilah Managed Print Services mulai relevan.
Apa Peran Managed Print Services?
Managed Print Services membantu perusahaan melihat seluruh perangkat sebagai satu print environment.
Pendekatannya dapat mencakup:
- Fleet Monitoring
- Print Analytics
- Supplies Management
- Service Management
- Print Policy
- User Authentication
- Security
- Document Workflow
Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah printer.
Tujuannya adalah membuat perangkat lebih mudah dipantau, lebih sesuai dengan workload, dan lebih terkontrol secara operasional.
Untuk melihat konsep MPS secara lebih lengkap, kunjungi Managed Print Services Nusaprint.
Fleet Monitoring Membantu Visibility
Tanpa monitoring, perusahaan sering mengetahui masalah setelah user mengeluh.
Dengan fleet monitoring, informasi perangkat dapat dilihat lebih terpusat.
Tergantung perangkat dan platform yang digunakan, data yang tersedia dapat mencakup:
- Device Status
- Counter
- Toner Level
- Error
- Utilization
- Service Condition
Visibility seperti ini membantu tim IT atau service melakukan tindakan berdasarkan kondisi nyata.
Uptime Lebih Penting daripada Sekadar Kecepatan
Printer dengan spesifikasi tinggi tidak banyak membantu jika sering tidak tersedia.
Dalam lingkungan industri, availability perangkat bisa lebih penting daripada tambahan beberapa halaman per menit.
Hal yang perlu diperhatikan antara lain:
- Response Time
- Preventive Maintenance
- Availability Spare Part
- Backup Device
- Service Escalation
- Supplies Availability
Masalah berulang juga perlu dianalisis.
Jika sebuah perangkat sering bermasalah, pertanyaannya bukan hanya:
“Apa yang rusak?”
tetapi juga:
“Apakah perangkat ini memang sesuai dengan workload-nya?”
Supplies Harus Dikelola Secara Terukur
Toner habis pada saat yang salah dapat mengganggu aktivitas operasional.
Sebaliknya, menyimpan terlalu banyak toner juga berarti stock menumpuk.
Supplies management membantu melihat:
- Toner Level
- Consumption
- Device Location
- Replacement Timing
- Stock Movement
Tujuannya adalah menjaga availability tanpa membuat persediaan berlebihan.
Device Sizing Harus Sesuai Workload
Tidak semua area membutuhkan perangkat dengan kelas yang sama.
Contohnya:
Warehouse mungkin lebih membutuhkan device yang sederhana dan reliable.
Finance bisa membutuhkan scan dan workflow yang lebih tinggi.
Engineering mungkin memiliki kebutuhan dokumen yang berbeda.
Karena itu device sebaiknya ditentukan berdasarkan:
- Volume
- Jumlah User
- Mono atau Color
- A4 atau A3
- Scan Activity
- Lokasi
- Operational Criticality
Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk memperkirakan kebutuhan awal berdasarkan jumlah unit, volume, scan, dan workload.
Jangan Menambah Printer Sebelum Mengukur
Ketika antrean terjadi, solusi paling mudah adalah menambah perangkat.
Tetapi lebih banyak printer juga berarti:
- Lebih Banyak Toner
- Lebih Banyak Service
- Lebih Banyak Network Endpoint
- Lebih Banyak Asset
- Lebih Banyak Lifecycle Management
Kadang solusi yang lebih efektif adalah:
- Redistribusi Workload
- Relokasi Perangkat
- Consolidation
- Upgrade Device Tertentu
Bukan selalu menambah unit.
Print Analytics Membantu Melihat Pola Penggunaan
Data counter saja belum tentu cukup.
Print analytics dapat membantu perusahaan melihat pola seperti:
- Volume per Device
- Mono vs Color
- Device yang Overload
- Device yang Underutilized
- Peak Usage
- Usage Trend
Dari sini perusahaan dapat mulai mengambil keputusan berdasarkan data.
Misalnya satu device sangat sibuk sementara device lain hanya digunakan sedikit.
Masalahnya mungkin bukan kekurangan perangkat, tetapi distribusi yang kurang tepat.
Security Tetap Relevan di Lingkungan Industri
Printer adalah network endpoint.
Ia terhubung ke jaringan, memproses dokumen, dan dapat memiliki management interface.
Karena itu security tetap perlu diperhatikan.
Beberapa area yang dapat dipertimbangkan:
- User Authentication
- Secure Print
- Access Control
- Network Segmentation
- Firmware Management
- Audit
Untuk melihat kondisi security bersama service, supplies, cost, dan workflow, gunakan Print Health Assessment.
Workflow Scan Juga Dapat Disederhanakan
Industri juga memiliki banyak dokumen fisik yang perlu masuk ke sistem digital.
Contohnya:
- Purchase Document
- Quality Document
- Delivery Document
- Inventory Document
- Internal Form
Jika workflow masih:
Scan → Email → Download → Rename → Pindah Folder
maka masih terdapat banyak langkah manual.
Pelajari pendekatan yang lebih sederhana pada artikel Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
A4 dan A3 Bisa Digunakan Bersamaan
Satu fleet tidak harus menggunakan satu jenis perangkat.
Kombinasi bisa lebih efektif.
Contohnya:
- A4 untuk workgroup terdistribusi
- A3 untuk workload lebih tinggi
- Mono untuk dokumen operasional
- Color untuk area tertentu
Untuk memahami perbedaannya, lihat Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
MPS Tidak Berarti Semua Mesin Harus Diganti
Implementasi MPS tidak harus dimulai dari replacement seluruh fleet.
Langkah awal justru bisa berupa:
- Inventory Device
- Collect Counter
- Mapping Location
- Review Service History
- Review Supplies
- Measure Utilization
- Identify Critical Device
Dari data tersebut barulah perusahaan dapat menentukan perangkat mana yang tetap digunakan, dipindahkan, dikonsolidasikan, atau diganti.
Efisiensi Dimulai dari Visibility
Dalam lingkungan industri, masalah print tidak selalu terlihat besar.
Sering kali berupa kombinasi kecil:
- User Menunggu
- Toner Terlambat
- Printer Salah Placement
- Device Tidak Sesuai Workload
- Service Berulang
- Terlalu Banyak Unit
Managed Print Services membantu mengubah masalah tersebut dari reaktif menjadi lebih terukur.
Kenali fleet terlebih dahulu. Ukur penggunaannya. Lalu optimalkan berdasarkan data.
