Rumah sakit memiliki print environment yang berbeda dari kantor biasa.
Aktivitas berjalan panjang, perangkat tersebar di banyak unit, dokumen dapat bersifat sensitif, dan downtime pada titik tertentu dapat mengganggu alur administrasi maupun pelayanan.
Dokumen yang umum digunakan antara lain:
- Rekam Medis
- Hasil Laboratorium
- Resep
- Form Rawat Inap
- Dokumen BPJS dan Asuransi
- Administrasi Farmasi
- Laporan Operasional
Karena itu pengelolaan printer tidak cukup hanya memastikan perangkat dapat mencetak.
Yang perlu dikelola adalah fleet, service, supplies, security, dan workflow secara keseluruhan.
Mengapa Print Environment Rumah Sakit Lebih Kompleks?
Rumah sakit biasanya memiliki banyak titik penggunaan seperti:
- IGD
- Rawat Inap
- Laboratorium
- Farmasi
- Radiologi
- Klinik Spesialis
- Administrasi
- Finance
Setiap area dapat memiliki kebutuhan berbeda.
Ada perangkat yang membutuhkan kecepatan tinggi, ada yang lebih membutuhkan reliability, scan, atau akses yang lebih terkontrol.
Jika seluruh perangkat dikelola secara terpisah tanpa visibility yang baik, beberapa masalah dapat muncul:
- Downtime berulang
- Toner habis mendadak
- Device terlalu sibuk
- Device jarang digunakan
- Biaya sulit dipantau
- Service tidak terdokumentasi
- Dokumen sensitif tertinggal di output tray
Peran Managed Print Services
Managed Print Services membantu melihat perangkat sebagai satu fleet.
Pendekatan ini dapat mencakup:
- Fleet Monitoring
- Service Management
- Supplies Management
- Print Analytics
- Security
- User Authentication
- Print Policy
- Document Workflow
Tujuannya bukan sekadar mengurangi jumlah printer.
Tujuan utamanya adalah membuat lingkungan print lebih terukur, terkontrol, dan mudah dikelola.
Untuk melihat konsep MPS secara lebih lengkap, kunjungi Managed Print Services Nusaprint.
Monitoring Fleet
Fleet monitoring membantu tim IT atau penyedia layanan melihat kondisi perangkat secara lebih terpusat.
Informasi yang dapat dipantau bergantung pada model dan platform yang digunakan, tetapi umumnya mencakup:
- Status Device
- Counter
- Toner Level
- Error
- Utilization
Dengan visibility tersebut, tim tidak perlu hanya menunggu user melaporkan masalah.
Service dan Business Continuity
Pada lingkungan kesehatan, continuity menjadi penting karena printer tertentu dapat mendukung aktivitas administrasi yang berjalan terus-menerus.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Target Response Time
- Histori Service
- Preventive Maintenance
- Availability Parts
- Backup Device
- Escalation Process
Masalah berulang pada perangkat yang sama juga perlu dianalisis, bukan hanya diperbaiki satu per satu.
Jika ingin mengevaluasi kondisi fleet secara lebih luas, gunakan Print Health Assessment.
Keamanan Dokumen
Dokumen kesehatan dapat mengandung informasi yang sensitif.
Risiko tidak hanya berada di server atau jaringan.
Dokumen juga dapat terekspos ketika sudah keluar dari printer.
Kontrol yang dapat dipertimbangkan antara lain:
- Secure Print
- Pull Printing
- User Authentication
- Access Control
- Audit Log
Dengan secure release, job dapat ditahan sampai user melakukan autentikasi di perangkat.
Untuk pembahasan lebih detail, baca Keamanan Dokumen pada Printer Laser Multifungsi HP.
Scan dan Workflow Dokumen
Multifunction printer juga dapat berperan sebagai titik digitalisasi dokumen.
Workflow dapat mencakup:
- Scan to Folder
- Scan to Email
- OCR
- Document Capture
- Archive
Pada lingkungan dengan banyak dokumen, workflow yang lebih terstruktur dapat mengurangi langkah manual dan mempermudah pencarian kembali.
Pelajari juga Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
Supplies Harus Lebih Terukur
Toner habis pada waktu yang salah dapat mengganggu aktivitas.
Sebaliknya, overstock juga membuat persediaan tidak efisien.
Supplies management yang baik membantu melihat:
- Toner Level
- Consumption
- Device Location
- Replacement Timing
- Stock Movement
Tujuannya adalah menjaga availability tanpa menumpuk persediaan berlebihan.
Perangkat Harus Sesuai Workload
Tidak semua unit di rumah sakit membutuhkan kelas mesin yang sama.
Front office, administrasi, laboratorium, dan back office dapat memiliki workload berbeda.
Karena itu perangkat sebaiknya ditentukan berdasarkan:
- Volume
- Jumlah User
- Mono atau Color
- A4 atau A3
- Scan Load
- Workgroup
- Operational Criticality
Jika ingin memperkirakan kelas perangkat dan kebutuhan fleet, gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy.
A4 dan A3 Bisa Digunakan Bersamaan
Fleet rumah sakit tidak harus menggunakan satu kelas perangkat.
Contohnya:
- A4 untuk workgroup terdistribusi
- A3 untuk workload lebih berat atau centralized workflow
- Color pada area yang memang membutuhkan
- Mono pada area dengan dominasi dokumen administratif
Pendekatan ini membantu menyesuaikan kapasitas perangkat dengan kebutuhan setiap unit.
Untuk melihat perbedaannya, baca Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
MPS Tidak Berarti Semua Mesin Harus Diganti
Implementasi MPS tidak harus dimulai dengan replacement seluruh perangkat.
Langkah awal justru dapat berupa:
- Inventory Fleet
- Monitoring Volume
- Identifikasi Device Kritis
- Analisis Downtime
- Review Supplies
- Review Security
- Redistribusi Workload
Dari data tersebut baru ditentukan perangkat mana yang masih layak, perlu dipindah, atau memang perlu diganti.
Dari Device ke Healthcare Print Environment
Di rumah sakit, printer sebaiknya tidak dilihat sebagai perangkat yang berdiri sendiri.
Ia merupakan bagian dari:
User + Device + Network + Document + Service + Workflow
Semakin besar lingkungan print, semakin penting visibility dan standardisasi.
Managed Print Services dapat menjadi pendekatan untuk mengelola seluruh komponen tersebut secara lebih terstruktur.
Mulai dari Assessment
Sebelum melakukan perubahan besar pada fleet, mulai dari kondisi yang ada.
Identifikasi:
- Perangkat
- Volume
- Downtime
- Cost
- Security
- Supplies
- Workflow
Kenali kondisi fleet terlebih dahulu, baru tentukan langkah perbaikan berikutnya.
