Lingkungan kerja sekarang tidak selalu berada di satu kantor.
User bisa bekerja dari cabang berbeda, kantor pusat, atau lokasi lain.
Dalam kondisi seperti ini, print infrastructure tradisional berbasis local print server dapat menjadi lebih kompleks.
Toshiba e-BRIDGE Global Print dirancang sebagai solusi cloud printing yang memungkinkan print job dikirim ke cloud dan kemudian di-release pada perangkat kompatibel setelah user melakukan autentikasi. Toshiba
Print Job Tidak Harus Terikat Satu Device
Dalam model tradisional, user biasanya memilih printer tertentu.
Dengan cloud print, job dapat dikirim terlebih dahulu ke platform.
Kemudian user mengambil dokumen pada perangkat yang mendukung.
Alurnya:
Send Job → Cloud → Authenticate → Release
Pendekatan ini memberikan fleksibilitas pada lingkungan dengan banyak lokasi.
Secure Release
Toshiba mendukung secure release melalui autentikasi pada perangkat kompatibel.
Metodenya dapat menggunakan ID card atau PIN. Toshiba
Keuntungan utamanya adalah dokumen tidak langsung keluar sebelum user berada di depan perangkat.
Ini membantu mengurangi:
- Dokumen Terlantar
- Salah Printer
- Exposure di Output Tray
Integrasi Identity
Toshiba juga menyebut dukungan autentikasi melalui Google Workspace dan Microsoft 365 pada platform e-BRIDGE Global Print. Toshiba
Hal ini dapat membantu organisasi menggunakan identity yang sudah ada, tergantung deployment dan konfigurasi.
Cocok untuk Multi-Lokasi
Bayangkan perusahaan memiliki:
- Head Office
- Branch Office
- Warehouse
- Regional Office
User tidak selalu harus mengetahui printer mana yang tersedia sejak awal.
Cloud printing dapat membantu memberikan pola akses yang lebih fleksibel pada perangkat yang kompatibel.
Mengurangi Ketergantungan Print Server Lokal
Toshiba menyatakan e-BRIDGE Global Print dapat mengurangi kebutuhan pengelolaan driver dan on-premises print server dalam skenario tertentu. Toshiba
Bagi IT, ini dapat membantu menyederhanakan deployment dan management.
Namun arsitektur tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
Reporting dan Audit
Platform ini juga menyediakan reporting terkait penggunaan MFP dan aktivitas print. Toshiba
Data tersebut dapat membantu melihat:
- Usage
- Device Activity
- User Activity
- Print Pattern
Visibility seperti ini penting untuk fleet management.
Security Tetap Memerlukan Policy
Cloud printing bukan berarti security otomatis selesai.
Perusahaan tetap perlu mengelola:
- Identity
- Permission
- Device Access
- User Policy
- Network
- Lifecycle
Secure release adalah salah satu layer, bukan satu-satunya control.
Toshiba e-BRIDGE Global Print vs Local Printing
Local printing masih cocok untuk environment sederhana.
Cloud printing menjadi lebih menarik ketika perusahaan memiliki:
- Banyak Lokasi
- Mobile User
- Shared Devices
- Hybrid Work
- Kebutuhan Secure Release
Yang terbaik tetap bergantung pada environment.
Hubungannya dengan Fleet Management
Cloud print juga dapat menjadi bagian dari strategi fleet yang lebih luas.
Perusahaan dapat melihat:
- Device Utilization
- User Behavior
- Print Distribution
- Shared Device Usage
Gunakan Print Health Assessment jika ingin melihat kondisi fleet dari sisi cost, security, service, supplies, dan workflow.
Pilih Perangkat Berdasarkan Workload
Platform cloud tidak mengubah kebutuhan dasar device sizing.
Tetap hitung:
- Volume
- User
- Mono/Color
- A4/A3
- Scan
Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy dan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3 sebelum menentukan kelas perangkat.
Cloud Printing Harus Mengurangi Complexity
Tujuan utama bukan memindahkan print server ke cloud hanya karena teknologinya tersedia.
Tujuannya adalah membuat print environment lebih sederhana, fleksibel, dan terkontrol.
Untuk pengelolaan fleet lebih luas, pelajari Managed Print Services.
Cloud print baru memberikan nilai jika user lebih mudah mencetak dan IT lebih mudah mengelolanya.
