Printer warna dapat memberikan nilai besar untuk dokumen tertentu.
Tetapi warna tidak selalu harus tersedia di setiap perangkat.
Sebelum memilih mesin fotocopy warna Toshiba, perusahaan sebaiknya melihat satu hal terlebih dahulu:
berapa banyak workload yang benar-benar membutuhkan color?
Ini penting karena perangkat A3 color biasanya ditempatkan sebagai shared multifunction device untuk beberapa user atau department.
Hitung Color Ratio
Misalnya volume bulanan adalah:
- Mono: 16.000 halaman
- Color: 4.000 halaman
Total volume 20.000 halaman.
Artinya color ratio sekitar 20%.
Dengan data tersebut, perusahaan dapat menilai apakah:
- Satu A3 Color Shared sudah cukup
- Perlu kombinasi Mono + Color
- Perlu beberapa device
- Color hanya dibutuhkan department tertentu
Data seperti ini jauh lebih berguna daripada sekadar mengatakan:
“Kami butuh mesin warna.”
Color Harus Memberikan Nilai
Warna lebih relevan untuk dokumen seperti:
- Proposal
- Grafik
- Presentasi
- Marketing
- Material Customer
- Management Report
Sedangkan dokumen seperti:
- Invoice
- Surat Internal
- Purchase Order
- Administrasi
sering tetap cukup menggunakan mono.
Karena itu color printing sebaiknya mengikuti kebutuhan bisnis.
Toshiba A3 Color Cocok untuk Centralized Printing
Perangkat A3 color dapat cocok ditempatkan sebagai shared device di area seperti:
- Management
- Marketing
- Administration Center
- Shared Office
- Corporate Service Area
Dengan satu perangkat color terpusat, perusahaan tidak perlu menempatkan color printer di setiap department.
Model ini dapat membantu menjaga penggunaan color lebih terkontrol.
Jangan Gunakan A3 Color untuk Semua Hal
Perangkat A3 color memang fleksibel.
Namun jika digunakan untuk seluruh workload mono, perusahaan perlu melihat apakah itu masih efisien.
Contohnya:
Jika volume:
- Mono 90%
- Color 10%
maka kombinasi perangkat bisa lebih masuk akal dibandingkan satu device color menangani semuanya.
Untuk melihat perbedaan kelas perangkat, gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
Scan Bisa Menjadi Alasan Memilih A3 Color
A3 color multifunction tidak hanya berguna untuk print.
Perangkat juga dapat menjadi central scan point.
Kebutuhan ini relevan jika perusahaan memiliki:
- Scan Volume Tinggi
- Duplex Scan
- Network Folder
- Scan to Email
- Searchable PDF
- Workflow Integration
Dalam lingkungan seperti Finance, HR, Legal, dan Administration, kemampuan scan dapat sama pentingnya dengan kemampuan color.
Baca juga Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
Volume Harus Dibaca per Device
Jangan hanya melihat total volume perusahaan.
Hitung workload yang benar-benar akan diterima perangkat.
Misalnya total perusahaan mencetak 30.000 halaman.
Tetapi A3 color hanya akan menangani:
- 8.000 Mono
- 2.000 Color
Maka workload perangkat tersebut 10.000 halaman.
Profil ini berbeda dibandingkan jika seluruh 30.000 halaman diarahkan ke satu mesin.
Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk memperkirakan kebutuhan berdasarkan jumlah unit dan volume.
Jangan Hanya Bandingkan Kecepatan
Ketika memilih mesin warna, jangan hanya membandingkan ppm.
Perhatikan juga:
- Paper Capacity
- Scan Performance
- Duplex
- User Capacity
- Network
- Workflow
- Service
Printer yang lebih cepat belum tentu memberikan nilai lebih besar jika workload-nya tidak membutuhkan kecepatan tersebut.
Policy Color Membantu Kontrol
Jika semua user dapat mencetak warna tanpa batas, color volume bisa meningkat tanpa terlihat.
Perusahaan dapat membuat policy berdasarkan:
- User
- Department
- Document Type
- Business Need
Tujuannya bukan menghilangkan color.
Tujuannya memastikan penggunaan color memang memberikan nilai.
Service Sangat Penting pada Shared Device
Jika satu A3 color digunakan banyak user, downtime akan berdampak lebih luas.
Karena itu perhatikan:
- Response Time
- Preventive Maintenance
- Parts Availability
- Backup Plan
- Escalation
Shared device harus memiliki support yang sebanding dengan tingkat kritisnya.
Kombinasi Fleet Sering Lebih Efektif
Contohnya:
- A4 Mono untuk Finance
- A4 Color untuk Sales
- Toshiba A3 Mono untuk Operations
- Toshiba A3 Color untuk Shared Corporate Area
Dengan kombinasi seperti ini, perusahaan tidak memaksakan satu kelas mesin untuk semua kebutuhan.
Jangan Pilih Color Hanya karena Terlihat Lebih Lengkap
Urutan keputusan yang lebih baik adalah:
Volume → Color Ratio → User → A4/A3 → Scan → Service → Cost → Brand
Dengan urutan ini, keputusan menjadi lebih rasional.
Jika perusahaan sudah memiliki beberapa perangkat dan ingin mengetahui apakah fleet sudah sesuai kebutuhan, gunakan Print Health Assessment.
Color A3 Tepat Jika Memang Ada Workload-nya
Mesin fotocopy warna Toshiba A3 paling relevan ketika perusahaan memiliki kombinasi kebutuhan:
- Shared Workgroup
- Volume Cukup Tinggi
- Color yang Terukur
- Scan Tinggi
- Centralized Workflow
Bukan karena semua kantor membutuhkan color A3.
Tetapi karena pada environment tertentu, satu perangkat shared dapat memberikan keseimbangan yang baik antara capability dan workload.
Hitung color ratio dan workload terlebih dahulu. Baru tentukan perangkatnya.
