Dokumen sensitif sering aman selama berada di laptop atau server.
Risiko baru muncul ketika dokumen sudah dicetak dan menunggu di output tray.
Toshiba menyediakan pendekatan secure print release pada solusi dan perangkat kompatibel, sehingga print job dapat ditahan sampai user melakukan autentikasi menggunakan credential seperti PIN, password, atau badge. Toshiba
Masalahnya Sederhana: Dokumen Keluar Terlalu Cepat
Tanpa secure print:
Print → Dokumen Keluar → User Datang
Dengan secure release:
Print → Job Ditahan → User Datang → Authenticate → Dokumen Keluar
Perbedaannya hanya beberapa langkah.
Tetapi impact terhadap privacy cukup besar.
Dokumen Apa yang Perlu Secure Print?
Secure print lebih relevan untuk dokumen seperti:
- Payroll
- HR
- Finance
- Kontrak
- Customer Data
- Management Report
- Dokumen Legal
Tidak semua dokumen harus diperlakukan sama.
Policy dapat mengikuti tingkat sensitivitas.
Authentication
Toshiba menjelaskan secure release dapat menggunakan metode seperti:
- PIN
- Password
- Badge
Kemampuan aktual bergantung pada device dan solusi yang digunakan. Toshiba
Tujuannya adalah memastikan dokumen dilepas saat user yang berhak sudah berada di perangkat.
Secure Print dan Shared MFP
Secure print sangat relevan pada shared device.
Semakin banyak user menggunakan satu MFP, semakin tinggi kemungkinan dokumen bercampur di tray.
Pada area seperti:
- Finance
- HR
- Management
- Administration
- Shared Office
secure release dapat membantu meningkatkan kontrol.
Tidak Hanya untuk Security
Secure release juga dapat membantu mengurangi print job yang tidak diambil.
User kadang mengirim dokumen, lupa mengambilnya, lalu mencetak ulang.
Dengan job ditahan sampai release, sebagian waste dapat dikurangi.
Jadi satu control bisa membantu:
- Privacy
- Accountability
- Waste Reduction
Secure Print Bukan Pengganti Network Security
Dokumen aman di output tray belum berarti seluruh printer aman.
Perusahaan tetap perlu mengelola:
- Network Segmentation
- Firmware
- Admin Access
- Protocol
- Authentication
- Lifecycle
Baca juga Keamanan Jaringan Printer Kantor.
Scan Tetap Harus Dikontrol
Printer multifungsi tidak hanya mengeluarkan dokumen.
Ia juga mengirim dokumen melalui scan.
Contohnya:
- Scan to Email
- Scan to Folder
- Cloud
- Workflow
Karena itu secure print harus menjadi bagian dari security architecture yang lebih luas.
Untuk workflow scan, baca Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
Cloud Secure Release
Toshiba juga memiliki e-BRIDGE Global Print, yang memungkinkan job dikirim ke cloud lalu di-release pada perangkat kompatibel setelah autentikasi. Toshiba
Pendekatan ini lebih relevan untuk organisasi dengan multi-lokasi atau user yang berpindah tempat.
Jangan Paksa Semua User dengan Policy yang Sama
Security yang baik tetap harus usable.
Misalnya:
- HR → Secure Release Mandatory
- Finance → Secure Release Mandatory
- General Office → Policy Sesuai Dokumen
- Guest → Restricted Access
Pendekatan berbasis risiko biasanya lebih efektif daripada satu rule untuk semua user.
Dari Secure Print ke Print Governance
Secure release merupakan satu komponen dari governance yang lebih luas.
Perusahaan juga perlu melihat:
- User
- Device
- Policy
- Audit
- Reporting
- Lifecycle
Gunakan Print Health Assessment untuk mengevaluasi kondisi security bersama area fleet lainnya.
Untuk kebutuhan multi-device yang lebih kompleks, pelajari Managed Print Services.
Dokumen Sebaiknya Keluar Saat Pemiliknya Sudah Ada
Secure print tidak harus membuat workflow rumit.
Workflow ideal tetap sederhana:
Send → Arrive → Authenticate → Release
Tujuannya bukan menambah langkah.
Tujuannya adalah memastikan dokumen tidak keluar terlalu cepat.
Dokumen sensitif lebih aman ketika printer menunggu user, bukan user yang mengejar dokumen.
