“Perusahaan kami membutuhkan printer color.”
Kalimat tersebut sering menjadi awal pencarian perangkat.
Masalahnya, kebutuhan warna belum tentu berarti seluruh volume cetak harus ditangani oleh perangkat color.
Sebelum memilih printer Canon color untuk kantor, ada satu angka yang sebaiknya dihitung terlebih dahulu:
color ratio.
Apa Itu Color Ratio?
Color ratio menunjukkan persentase halaman warna dibandingkan total volume print.
Misalnya dalam satu bulan:
- Mono: 9.000 halaman
- Color: 1.000 halaman
Total volume adalah 10.000 halaman.
Berarti color ratio sekitar:
10%
Informasi ini jauh lebih berguna daripada hanya mengatakan “kami perlu printer warna”.
Kenapa Color Ratio Penting?
Color printing memiliki fungsi bisnis yang jelas untuk dokumen tertentu.
Contohnya:
- Proposal
- Grafik
- Presentasi
- Materi Customer
- Marketing
- Branding
Namun sebagian besar dokumen administrasi mungkin tetap mono.
Dengan mengetahui color ratio, perusahaan dapat menentukan apakah membutuhkan:
- Satu Color A4
- Beberapa Color Device
- Kombinasi Mono dan Color
- Centralized Color Printing
Ini membantu menghindari penggunaan perangkat color di area yang sebenarnya tidak membutuhkannya.
Jangan Membayar Warna yang Tidak Digunakan
Jika sebuah department hampir seluruhnya mencetak hitam putih, menempatkan printer color di sana belum tentu memberikan nilai tambahan.
Sebaliknya, Marketing atau Sales mungkin membutuhkan color jauh lebih sering.
Karena itu device placement sebaiknya mengikuti kebutuhan.
Contohnya:
Finance → Mono
Marketing → Color
General Administration → Mono
Shared Meeting Area → Color
Fleet tidak harus seragam.
A4 Color Cocok untuk Banyak Workgroup
Printer Canon A4 color dapat relevan untuk kantor yang sebagian besar menggunakan dokumen A4 dan membutuhkan warna pada workgroup tertentu.
Contohnya:
- Sales
- Marketing
- Management
- Front Office
- Professional Services
Jika tidak ada kebutuhan A3, perangkat A4 dapat memberikan footprint lebih ringkas dan penempatan yang fleksibel.
Untuk membandingkan kelas A4 dan A3, gunakan Bandingkan Mesin Fotocopy A4 & A3.
Hitung Volume per Device
Jangan hanya menghitung total volume perusahaan.
Hitung juga berapa volume yang akan diterima masing-masing printer.
Contoh:
Total:
- 8.000 Mono
- 2.000 Color
Jika seluruh volume diarahkan ke satu device, workload-nya 10.000 halaman.
Jika dibagi ke dua workgroup, profilnya berbeda.
Informasi seperti ini membantu menentukan kelas printer yang dibutuhkan.
Gunakan Kalkulator Harga Sewa Mesin Fotocopy untuk memperkirakan kebutuhan awal berdasarkan volume mono, color, jumlah unit, dan aktivitas scan.
Jangan Hanya Membandingkan PPM
Kecepatan print memang penting.
Tetapi untuk printer color kantor, lihat juga:
- Color Print Speed
- Duplex
- Paper Capacity
- Scan Performance
- Network
- User Capacity
- Recommended Workload
Printer cepat belum tentu menjadi pilihan paling tepat jika volume sebenarnya rendah.
Sebaliknya, perangkat entry-level dapat menjadi bottleneck jika digunakan terlalu banyak user.
Scan Bisa Lebih Penting daripada Print
Jika printer digunakan oleh Finance, HR, atau Sales Administration, kebutuhan scan perlu dihitung.
Perhatikan:
- Duplex Scan
- ADF Capacity
- Scan Speed
- Scan to Folder
- Scan to Email
- Searchable PDF
Workflow scan yang baik dapat memberikan dampak produktivitas yang lebih besar daripada sekadar tambahan beberapa halaman per menit.
Pelajari juga Scan to Network Folder untuk Efisiensi Workflow Dokumen.
Color Printing Perlu Policy
Jika printer color dapat digunakan semua user tanpa kontrol, volume warna dapat berkembang tanpa terlihat.
Perusahaan dapat mempertimbangkan policy berdasarkan:
- User
- Department
- Document Type
- Business Need
Tujuannya bukan melarang warna.
Tujuannya memastikan color printing digunakan ketika memang memberikan nilai.
Kapan Mono + Color Lebih Masuk Akal?
Satu printer color untuk semua pekerjaan tidak selalu menjadi desain terbaik.
Misalnya sebuah perusahaan memiliki:
- 18.000 Mono
- 2.000 Color
Dalam kondisi tertentu, kombinasi:
Mono Device + Shared Color Device
dapat lebih masuk akal dibandingkan membuat seluruh workload berjalan melalui color printer.
Yang menentukan tetap workload dan pola user.
Jangan Pilih Canon Hanya karena Canon
Canon memiliki berbagai kelas printer laser A4, tetapi pemilihan model tetap harus dimulai dari kebutuhan.
Gunakan urutan:
Volume → Color Ratio → User → Scan → A4/A3 → Service → Cost → Brand
Baru kemudian bandingkan model yang sesuai.
Jika perusahaan sudah memiliki fleet dan ingin mengetahui apakah distribusi mono/color sudah sehat, gunakan Print Health Assessment.
Warna Harus Memberikan Nilai
Pertanyaan akhirnya bukan:
“Apakah kantor membutuhkan printer color?”
Tetapi:
“Berapa banyak pekerjaan yang benar-benar membutuhkan warna, dan di mana kebutuhan itu terjadi?”
Begitu color ratio dan workload diketahui, pemilihan perangkat menjadi jauh lebih rasional.
Gunakan color ketika memberi nilai. Gunakan mono ketika warna tidak diperlukan.
