Mesin yang tepat bukan selalu perangkat dengan spesifikasi paling tinggi.
Perbandingan sebaiknya dimulai dari kebutuhan operasional seperti volume, workload, jumlah pengguna, scan, security, dan workflow.
Setelah kelas perangkat diketahui, barulah merek dan model dapat dibandingkan secara lebih setara.
Pilih Kelas Perangkat Sebelum Membandingkan Merek
Membandingkan perangkat hanya berdasarkan harga dapat menghasilkan keputusan yang kurang tepat.
Tentukan terlebih dahulu:
- A4 atau A3
- Mono atau Color
- Workload
- Aktivitas Scan
- Jumlah Pengguna
- Kebutuhan Security
- Workflow
Mesin A4 atau A3?
Mesin A4
Umumnya cocok untuk perusahaan yang:
- Mayoritas mencetak dokumen A4
- Membutuhkan footprint perangkat lebih kecil
- Memiliki workgroup tertentu
- Mengutamakan efisiensi ruang
Mesin A3
Lebih sesuai untuk lingkungan yang:
- Memiliki workload lebih tinggi
- Membutuhkan perangkat heavy duty
- Menggunakan perangkat sebagai pusat document workflow
- Memiliki banyak pengguna dalam satu workgroup
Pilihan A4 atau A3 tidak hanya berkaitan dengan ukuran perangkat, tetapi juga workload dan pola operasional.
Mono atau Warna?
A4 Mono
Cocok untuk kebutuhan cetak mono yang relatif terdistribusi.
Umumnya digunakan pada:
- Finance
- Administrasi
- Front Office
- Workgroup Kecil
- Department Printer
A4 Color
Cocok untuk workgroup yang membutuhkan output warna dalam format A4.
Umumnya relevan untuk:
- Sales
- Marketing
- Management
- Customer Service
- Professional Services
A3 Mono
Cocok untuk workload yang lebih berat dan pola penggunaan yang lebih terpusat.
Umumnya relevan untuk:
- Back Office
- Operations
- Manufacturing
- Logistics
- Education
- Administration Center
A3 Color
Cocok untuk lingkungan dengan kombinasi:
- Workload Lebih Tinggi
- Banyak Pengguna
- Color Printing
- Scan Intensif
- Document Workflow
Apa yang Perlu Dibandingkan?
Workload
Perangkat harus mampu menangani volume rutin tanpa terus bekerja terlalu dekat dengan batas kemampuannya.
Scan Performance
Untuk lingkungan dengan banyak proses digitalisasi, kemampuan scan dapat sama pentingnya dengan print speed.
Paper Handling
Kapasitas tray dan kemampuan menangani berbagai kebutuhan media dapat memengaruhi produktivitas.
Security
Printer modern merupakan bagian dari jaringan perusahaan.
Hal yang dapat diperhatikan antara lain:
- Secure Print
- User Authentication
- Access Control
- Firmware Security
- Device Management
Workflow
Multifunction printer dapat menjadi bagian dari document workflow seperti:
- Scan to Folder
- Scan to Email
- OCR
- Print Management
- Pull Printing
Service Support
Response service, ketersediaan parts, dan kontinuitas layanan juga perlu menjadi bagian dari perbandingan.
Jangan Hanya Membandingkan Kecepatan
Pages per minute hanyalah salah satu spesifikasi.
Dua perangkat dengan kecepatan yang sama dapat mempunyai kemampuan berbeda dalam:
- Scan
- Security
- Paper Handling
- Reliability
- Device Management
- Workflow
Karena itu performa harus selalu dilihat dalam konteks workload.
Bandingkan HP, Toshiba dan Canon Secara Setara
Setelah kelas perangkat diketahui, merek dapat dibandingkan berdasarkan requirement yang sama.
HP
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan enterprise printing, security, device management, dan workflow.
Toshiba
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan multifunction A3 dan lingkungan office dengan workload terpusat.
Canon
Dapat dievaluasi untuk kebutuhan A4 dan office multifunction sesuai workload perusahaan.
Prinsipnya:
Requirement vs Device Capability
bukan sekadar:
Brand vs Brand
Hindari Membandingkan Perangkat yang Berbeda Kelas
A4 workgroup dan A3 heavy duty memiliki peran yang berbeda.
Perbandingan sebaiknya dilakukan pada perangkat dengan:
- Workload Sejenis
- Format Sejenis
- Kebutuhan Mono/Color Sejenis
- Scan Requirement Sejenis
- Security Requirement Sejenis
- Service Coverage Sejenis
Setelah itu harga menjadi lebih relevan.
Satu Mesin Besar atau Beberapa Mesin Kecil?
Satu perangkat terpusat dapat memberikan:
- Kapasitas Lebih Tinggi
- Management Lebih Sederhana
- Jumlah Device Lebih Sedikit
Beberapa perangkat terdistribusi dapat memberikan:
- Redundancy
- Akses Lebih Dekat
- Distribusi Workload
- Mengurangi Single Point of Failure
Tidak ada satu desain fleet yang cocok untuk semua perusahaan.
Keputusan perlu melihat:
Layout + User + Volume + Workflow + Business Continuity
Sudah Tahu Kebutuhan Fleet Anda?
Jika belum mengetahui jumlah dan kelas perangkat yang sesuai, gunakan kalkulator terlebih dahulu.
Apakah Fleet Anda Sudah Sehat?
Jika perusahaan sudah memiliki beberapa perangkat, evaluasi tidak perlu berhenti pada pemilihan mesin.
Periksa juga kondisi fleet, biaya, security, service, supplies, dan workflow.
FAQ
Apakah mesin A3 selalu lebih baik daripada A4?
Tidak. Keduanya memiliki fungsi dan pola penggunaan yang berbeda.
Apakah A4 hanya cocok untuk perusahaan kecil?
Tidak. Perangkat A4 dapat menjadi bagian penting dari distributed fleet pada perusahaan besar.
Apakah mesin tercepat selalu lebih baik?
Tidak. Workload, scan, security, reliability, workflow, dan service juga perlu dipertimbangkan.
Apakah satu fleet harus menggunakan satu jenis mesin?
Tidak. Fleet dapat terdiri dari beberapa kelas perangkat sesuai kebutuhan masing-masing area.
Mesin yang Tepat Bukan yang Paling Besar
Perangkat yang tepat adalah perangkat yang sesuai dengan workload dan kebutuhan operasional.
Hitung kebutuhan → tentukan kelas → bandingkan kemampuan → pilih perangkat.