Anda membuka dua penawaran. Printer A lebih murah. Printer B lebih cepat. Printer C punya fitur lebih banyak. Mana yang harus dipilih? Biasanya keputusan mulai dari: Harga berapa? atau: Berapa ppm? Padahal dua pertanyaan itu belum cukup. Printer yang terlihat murah hari ini bisa menjadi mahal setelah digunakan. Printer yang terlihat cepat bisa menjadi tidak produktif jika workload-nya salah. Dan printer dengan banyak fitur bisa menjadi pemborosan jika fitur tersebut tidak pernah digunakan. Sebelum memilih perangkat, ada beberapa jebakan yang perlu dihindari. Jebakan 1 — Memilih Berdasarkan Harga Mesin Ini yang paling klasik. Printer lebih murah terlihat seperti pilihan paling ekonomis. Padahal harga perangkat hanya salah satu bagian dari biaya. Selama masa penggunaan masih ada: Karena itu pertanyaan yang lebih tepat bukan: Printer mana paling murah? Tetapi: Berapa biaya menggunakan printer ini selama tiga tahun? Gunakan Total Cost of Ownership Total Cost of Ownership atau TCO membantu melihat biaya secara lebih lengkap. Secara sederhana: TCO = Harga Perangkat + Supplies + Service + Maintenance + Biaya Operasional − Nilai Residual Untuk rental, pendekatannya bisa berbeda: TCO Rental = Rental Fee + Cost Per Page + Biaya Tambahan selama Masa Kontrak Baru setelah itu perbandingan menjadi lebih masuk akal. Jebakan 2 — Memilih dari Angka PPM 40 ppm. 50 ppm. 60 ppm. Semakin tinggi kelihatannya semakin baik. Tidak selalu. Kecepatan perlu dilihat bersama: Mesin 50 ppm untuk 5 user mungkin terlalu besar. Mesin 25 ppm untuk 70 user mungkin terlalu kecil. Yang dicari bukan printer tercepat. Yang dicari adalah: kapasitas yang paling sesuai. Jebakan 3 — Tidak Memisahkan Kebutuhan Mono dan Warna Perusahaan berkata: Kami membutuhkan printer warna. Oke. Tapi berapa halaman yang benar-benar harus berwarna? Misalnya: 12.000 halaman per bulan dengan komposisi: 10.500 Mono 1.500 Warna Artinya kebutuhan sebenarnya bukan: “Kami butuh printer warna.” Tetapi: “Kami membutuhkan strategi print yang mampu menangani mayoritas mono dan sebagian warna secara efisien.” Bisa jadi solusinya satu color MFP. Bisa juga kombinasi mono dan color. Data dulu. Baru perangkat. Color Itu Bukan Sekadar Fitur Color printing biasanya digunakan untuk kebutuhan seperti: Tetapi untuk: warna mungkin tidak memberikan nilai tambahan. Karena itu perusahaan perlu mengetahui color ratio. Bukan untuk melarang warna. Tetapi untuk mengetahui di mana warna benar-benar dibutuhkan. Jebakan 4 — Menganggap Multifungsi Selalu Lebih Baik Artikel lama sering mengatakan: “Pilih printer multifungsi.” Saya tidak mau kita memakai aturan seperti itu lagi bro. Multifungsi memang menarik karena bisa menggabungkan: Tetapi belum tentu selalu terbaik. Contohnya: Warehouse hanya butuh mencetak label. Tidak butuh scan. Tidak butuh copy. Single-function printer bisa jauh lebih masuk akal. Sebaliknya Finance yang banyak print dan scan mungkin justru sangat membutuhkan MFP. Jadi pertanyaannya bukan: Single-function atau multifunction? Tetapi: Aktivitas apa yang benar-benar dilakukan user? Jebakan 5 — Mengabaikan Scan Banyak perusahaan memilih printer berdasarkan kecepatan cetak. Padahal setelah digunakan… ternyata aktivitas terbesar justru scanning. Contoh lingkungan: Dalam kondisi seperti itu, perhatikan: Printer yang cepat tetapi scanner-nya lambat bisa tetap menjadi bottleneck. Jebakan 6 — Membeli Fitur yang Tidak Pernah Digunakan Wi-Fi. Cloud Print. Mobile Print. Fax. Finisher. Stapler. OCR. Semua terdengar menarik. Tapi pertanyaannya: Dipakai atau tidak? Fitur yang tidak digunakan tidak memberikan ROI. Karena itu sebelum membeli perangkat, buat tiga kelompok. Must Have Tanpa fitur ini workflow tidak berjalan. Nice to Have Berguna, tetapi tidak kritis. Tidak Dibutuhkan Tidak memberikan nilai berarti untuk use case. Dengan cara ini kita berhenti membeli “brosur”. Kita membeli kebutuhan. Jebakan 7 — Menganggap Service sebagai Urusan Setelah Membeli Printer bekerja setiap hari. Maka keputusan perangkat tidak boleh berhenti pada: Unitnya bagus. Periksa juga: Printer yang bagus tetapi membutuhkan waktu lama ketika mengalami masalah bisa menciptakan downtime yang mahal. Jebakan Bonus — Terlalu Cepat Memilih Brand Ini justru salah satu jebakan paling besar. User mulai dengan: HP atau Toshiba? Canon atau HP? Menurut saya itu terlalu cepat. Urutannya seharusnya: Kebutuhan → Volume → User → A3/A4 → Mono/Warna → Scan → Security → Cost → Baru Brand Setelah profil kebutuhan jelas, brand dan model baru dibandingkan. Dengan begitu brand menjadi: jawaban bukan: titik awal pertanyaan. Decision Trap Lab Sekarang kita tes cepat. Pilih printer yang sedang Anda pertimbangkan. Lalu jawab: Apakah Anda tahu volume bulanannya? Kalau tidak: WARNING Apakah Anda tahu persentase mono vs warna? Kalau tidak: WARNING Apakah jumlah user sudah diketahui? Kalau tidak: WARNING Apakah kebutuhan scan sudah dihitung? Kalau tidak: WARNING Apakah biaya toner sudah dihitung? Kalau tidak: WARNING Apakah service coverage sudah jelas? Kalau tidak: WARNING Apakah fitur yang dibeli benar-benar dibutuhkan? Kalau tidak: WARNING Semakin banyak warning… semakin besar kemungkinan keputusan dibuat dari spesifikasi, bukan kebutuhan. Contoh Dua Printer yang Kelihatannya Sama Misalnya: Printer A Printer B Mana lebih baik? Tidak bisa dijawab hanya dari tabel. Kalau user: Printer B mungkin lebih relevan. Kalau user: Printer A mungkin cukup. Use case menentukan keputusan. Jangan Gunakan Angka Monthly Duty Cycle Sendirian Ada angka besar di brosur. Misalnya: 100.000 halaman per bulan. Jangan langsung menyimpulkan: “Berarti aman dipakai 100.000 halaman setiap bulan.” Perhatikan juga recommended monthly volume jika tersedia. Duty cycle dan recommended usage bukan hal yang sama. Ini salah satu bagian yang sering membuat orang overestimate kapasitas perangkat. Security Juga Harus Masuk Checklist Printer perusahaan terhubung ke network dan menangani dokumen bisnis. Jadi minimal pertimbangkan: Tidak semua perusahaan membutuhkan level keamanan yang sama. Tapi semua perusahaan perlu bertanya: Data seperti apa yang melewati perangkat ini? Growth Jangan Dilupakan Anda memilih mesin hari ini. Tetapi apakah kondisi kantor akan sama dalam tiga tahun? Pertimbangkan: Jangan over-spec terlalu jauh. Tapi beri ruang pertumbuhan yang wajar. Printer Warna Bukan Satu Kategori Jangan menganggap semua printer warna sama. Secara sederhana bisa ada: Kelas yang tepat ditentukan oleh kebutuhan. Bukan oleh kalimat: “Kami ingin printer warna.” Cara Memilih yang Lebih Waras Urutannya begini: 1. Hitung User Berapa orang yang menggunakan? 2. Hitung Volume Berapa mono? Berapa warna? 3. Tentukan Format A4 saja atau A3? 4. Ukur Scan Berapa banyak dokumen masuk? 5. Tentukan Workflow Print, scan, copy atau semuanya? 6. Tentukan Security Seberapa sensitif dokumennya? 7. Hitung Cost Unit + supplies + service. 8. Baru Bandingkan Model HP. Toshiba. Canon. Atau alternatif lain. Nah.